zanimljiv

Koliko dugo treba čuvati stare dokumente?

Poštovani Goldavelez.com,

Držim se starih dokumenata (platne kartice, računi za kreditne kartice, papirologija osiguranja i sl.), A moj kabinet za prijavu konačno je ispunio. Znam da je prelazak u 21. stoljeće skeniranjem i sortiranjem vjerojatno najbolja opcija, ali ne želim dati vremena ili energije na skeniranje, organiziranje, izradu sigurnosnih kopija itd. Svi ti dokumenti. Kada ih se samo mogu riješiti?

Potpisan,

Peeved by Paper

Dragi Peeved,

Potpuno bez papira ima svoje prednosti (a mnogim ljudima neće trebati ni toliko vremena i truda koliko mislite), ali kad imate papirnate dokumente koji se vraćaju mnogo godina (možda čak i desetljeća), to može biti zastrašujuće i, jasno, , nije vrijedno vašeg vremena da ih digitalizirate. Unutar vaših gomila dokumenata vjerojatno se držite još mnogo godina - i napravite digitalnu kopiju za dodatnu sigurnosnu kopiju. Međutim, većina papira u vašoj prepunoj prijavi može se pouzdano reciklirati ili usitniti. Evo donjeg vijeka trajanja raznih vrsta važnih zvučnih dokumenata, pa ih možete riješiti i obaviti proljetno čišćenje od papira.

Napomena: Mišljenja se razlikuju u točne datume čuvanja zapisa, ali ovo su neke osnovne smjernice iz različitih stručnih izvora koje vam mogu pomoći u uređivanju vašeg velikog okvira datoteka.

Dokumenti koje treba zadržati do kraja vremena

Dokumenti kojih se nikada ne biste trebali riješiti poprilično su očigledni: to su službeni papiri državnih agencija, obično uključuju pravnike, bit će vrlo važni za vaše voljene ako prođete preminuli, povezani s nečim od značajne vrijednosti i / ili su bol zamijeniti. Kao što smo napomenuli u našem vodiču što treba držati, a što podijeliti, to uključuje:

  • Potvrde o rođenju i smrti
  • Kartice socijalnog osiguranja
  • Dokumenti mirovinskog plana
  • Lične karte i putovnice
  • Bračna dozvola
  • Dozvola za posao
  • Vojni otpustni papiri
  • Bilo koja polica osiguranja
  • Volje, žive volje i punomoći (jer svi ćemo jednog dana umrijeti i trebamo se pripremiti za to)
  • Naslovi vozila
  • Dokumenti o zajmu
  • Kućni akti i hipoteke

Uz to, vodič za zadržavanje evidencije Marka O. Dietricha i Ured za zaštitu potrošača u New Yorku također vam preporučuju da trajno čuvate:

  • Evidencija kuća: otkazani čekovi za značajnija poboljšanja i održavanje kuće (u dužini vlasništva nad kućom)
  • Medicinska evidencija
  • Fotografije ili video vrpce dragocjenosti
  • Kopije i radni listovi porezne prijave
  • Čekovi plaćanja poreza na dohodak
  • Godišnji IRA ili drugi izvještaji o doprinosu za ulaganje, povrat informacija o mirovini / podjeli dobiti

Čuvajte fizičke kopije ovih dokumenata na sigurnom mjestu, kao što su sef ili vatrootporni sef - jedno jedinstveno mjesto koje je lako uhvatiti u slučaju da trebate evakuirati - a također napravite digitalne kopije za sigurnosno kopiranje izvan mjesta. Da biste pratili svoje vrijedne podatke i podijelili ih sa svojim najmilijima, pogledajte naš "u slučaju nužde".

Dokumenti za bacanje kao novi dolaze

Parada papira je beskrajna. Dobra vijest je da sa svakom novom izjavom o ulaganju, obnovljenom policom osiguranja ili mnogim drugim redovito ponavljajućim dokumentima, možete zadržati samo najnoviju verziju. Konkretno, možete shvatiti te dokumente kada dobijete novi:

  • Mjesečni ili tromjesečni izvještaji o ulaganju (za godišnje izvještaje pogledajte sljedeći odjeljak)
  • Izjave o socijalnom osiguranju
  • Godišnje obnovljene police osiguranja

Dokumenti koje treba čuvati do određenog vremena ili događaja

Konačno, neki se zapisi mogu bacati nakon određenih okidača ili vremena:

  • Računi s kreditne kartice: nakon što ih pomirite s mjesečnim izvatkom - osim ako nije potreban za prijavu jamstva ili poreza. U tim slučajevima čuvajte potvrde s priručnikom proizvoda do isteka garancije ili s poreznim dokumentima.
  • Bankovni polog ili listić za podizanje: Nakon što se pomirite s mjesečnim izvodom
  • Kreditna kartica i bankovni izvodi: 7 godina ako vam trebaju za poreznu potporu, inače jedna godina.
  • Godišnji izvještaji o ulaganjima: Dok ne prodate ulaganja, zadržite ih 7 godina nakon što prodate sa svojim poreznim papirima.
  • Zamjenske plaće: nakon što se pomirite s W-2 obrascem i uplatite porez
  • Zdravstveno objašnjenje pogodnosti: 1 godina
  • Evidencija komunalnih usluga: Najmanje 3 godine, prema Državnom odjelu za zaštitu potrošača države NY
  • Porezi i prateća evidencija (npr. Medicinski računi u vezi s porezom, donacije itd.): Zajednička preporuka je 7 godina, jer to je davanje duga IRS-a obično ako se vrši revizija. IRS ima konkretnije smjernice, pri čemu se savjeti mogu razlikovati od 3 godine do neograničenoga u slučajevima lažnih povrata).

Koliko dugo treba voditi poslovnu evidenciju

Konačno, ako imate vlastiti posao ili radite freelancing, vaše potrebe za zadržavanjem zapisa bit će više uključene. (Ovo je ozbiljan posao!) Preporuke za zadržavanje poslovnih zapisa (PDF) sa certifikatom CK & Co certifikata za poslovne izvještaje (PDF), na primjer, kažu da biste trebali stalno održavati financijski izvještaj na kraju godine, istekle polise osiguranja četiri godine i bankovne izvode za sedam godine.

Suočavanje sa vašim mnogobrojnim zapisima i važnim dokumentima predstavlja gnjavažu, ali ipak neophodno. Uz malo organiziranja papira i kontrolnog popisa iznad, imat ćete mnogo organiziraniji sustav - i više prostora u vašem ormaru s datotekama.

Ljubav,

Goldavelez.com