zanimljiv

Donošenje stvari za deset godina

Ne čujete puno ljudi koji više govore o sustavu produktivnosti. Nije toliko šareno niti Instastarizam kao što je Bullet Journal, i iako su razne aplikacije tvrdile da "rade s GTD-om", sve su imale malo problema - jer je GTD u svojoj osnovi analogan. To je sustav koji funkcionira ako dopuštate Gmailu da automatski razvrsta vašu e-poštu u kategorije ili ako dopustite aplikaciji da skenira vaše dokumente kako bi izvukli predmete ili predmete kalendara, jer cijela poanta GTD-a je da aktivno pratite i prikupljate svaki zadatak, odgovornost ili brigu (aka "Otvorena petlja") koja vam dolazi. Morate pregledati svaku e-poštu i zapisati svaki sastanak, jer ako se trošite bilo vremena brinući se je li neka aplikacija zanemarila automatsko zakazivanje nečega, to je Otvorena petlja koja zauzima prostor u vašem umu i sprečava vas da postignete nešto drugo.

Proveo sam posljednjih deset godina raščišćujući ove petlje. Obrađuje se moja e-pošta. Zakazivanje mog vlastitog kalendara. Zapisivanje vlastitih zadataka. Koristim aplikacije (kalendar, fitnes, banka) za upravljanje svim tim informacijama, ali dio zbirke ne vjerujem nikome osim sebi.

Čineći sve to - vježbajući GTD - promijenio mi je mozak. Ne mogu više smisliti stvar bez da je automatski razbijem u njezine sastavnice, pojedinačne radnje koje moraju biti dovršene prije nego što stvar bude sama. Ne mogu zamisliti ponedjeljak bez Tjednog pregleda ili Otvorene petlje koju pustim da sjedim u glavi duže nego što je potrebno da posegnem za svojim sveprisutnim uređajem za snimanje.

Ipak to više ne smatram sveprisutnim uređajem za hvatanje. To je samo moja bilježnica.

Mnogo toga što je napisao David Allen u svom opusu iz 2001. godine je zastarjelo. (Prije je savjetovao ljude da naprave poseban popis Sljedećih radnji koje bi mogli raditi samo kad su pored telefona.) Postoji revidirano izdanje iz 2015. koje još nisam pročitao, pretpostavljam da se bavi obradom tekstova i skeniranjem. Twitter se hrani i vjerojatno je već zastario jer ne uključuje savjete o snimanju otvorenih petlji iz Slack-a.

Ali ne trebam to čitati, jer sam već bio ... preobražen. Rewired. Optimiziran za produktivnost bez stresa i spreman da sve završi.

Kako su mi stvari promijenile život

Ne mogu se sjetiti jesam li pročitao post Gina Trapani na Goldavelez.com o „pojednostavljenom GTD-u“ prije ili nakon što sam otkrio 43 mape Merlin Mann, ali puno ljudi je razgovaralo o GTD-u 2007. godine, a budući da sam tek započeo u prvi uredski posao koji je zahtijevao da preuzmem odgovornosti izvan „odgovaranja na telefone“, bio sam spreman za to. (Pisao sam dokumente na ostatke papira, prekrižavao predmete i prepisivao ih sljedećeg jutra.) Rekao sam svom šefu da želim pročitati ovu knjigu o produktivnosti, a zatim sam otišao do granice s druge strane ulice od moj ured i kupio ga.

Čitava se stvar uklapala u moj mozak poput melodije; odmah pamtljiv, svaki komad se slijeva u sljedeći. Otvorio sam proračunsku tablicu i započeo katalogizirati svaki nezavršeni zadatak, dodajući nove retke ispod ćelija da bih otvorio Otvorene petlje na pojedinačne Sljedeće radnje. Ušao sam u ormar za opskrbu i pronašao nešto što bi moglo poslužiti kao namjenski pretinac za komade papira i druge fizičke predmete koje je trebalo preraditi u zadatke i radnje. Pitao sam šefa da li će mi ured dopustiti da kupim 43 mape i viseću datoteku u koju ih mogu pohraniti.

Vrlo sam siguran da sam nakon toga postao ured GTD Dork. Prozelitizirao sam. Natjerao sam svoje suradnike da pročitaju knjigu, a čak sam i nekoliko njih uvjerio da sjede na internetskom webinaru na kojem je riječ. (Slučajno je dijelio ekran koji je uključivao neke njegove osobnije Sljedeće akcije. Bilo je čudno.) Pitao sam HR ako bi odlazak na jedan od velikih seminara GTD-a, kakav su održavali u hotelskim plesnim dvoranama, smatrao profesionalnim razvojem.

Ali puno sam stvari učinio. Postao sam poznat kao osoba koja je mogla izbalansirati više projekata, a da nije propustila rok. Zapisao sam svaku odgovornost, razbio je u pojedinačne postupke i pregledao sve svoje izvanredne postupke jednom tjedno. Napravio sam i dio GTD-a koji je potajno najteži; onaj koji pretvara GTD iz sustava proračunske tablice u sustav produktivnosti:

GTD funkcionira jer vam omogućuje da sve svoje preostale odgovornosti spojite na jedno mjesto. Ne morate trošiti mozak misleći da "morate nabaviti toaletni papir, ne zaboravite toaletni papir", jer je zapisan, zajedno s "nacrtom obrisa" ili "pošaljite Melisi o računu" ili bilo što drugo što trebate učiniti. (Da, svoj popis možete podijeliti u kategorije, ako ne želite vidjeti "toaletni papir" umiješan u vaše radne stvari.) Ovo je za mene bio veliki igrači izmjenjivača; ideju koju bih mogao napisati, razvrgnuti u njezine pojedinačne radnje i sve te radnje staviti u isti dokument.

GTD također radi jer vam omogućava brzo pregledavanje popisa zadataka i radnji - doslovno cijeli popis obveza cijelog vašeg života - i odabir jedne akcije koju želite dovršiti. Ali morate je i dovršiti. Zatim, čim završite, morate dovršiti nešto drugo.

Kako se GTD usklađuje s ostalim aplikacijama i sustavima za produktivnost

Isprobao sam brojne aplikacije i sustave za produktivnost od pokretanja GTD-a. Preuzeo sam i izbrisao Mlijeko za pamćenje više puta; bilo je dobro, ali mnogo brže sam mogao pratiti i organizirati zadatke na svojoj proračunskoj tablici.

Neko sam vrijeme pokušavao prebaciti projekte na Kanban Chart, i dok mi je bilo zabavno pomicati ljepljive bilješke uokolo, samo sam obnavljao podatke koje sam već imao na svom glavnom GTD popisu - i nisu mi trebala dva popisa. (Imati dva popisa znači da možete ažurirati jedan, a drugi zaboraviti ažurirati, a ako morate trošiti vrijeme brinući se ako je vaš sustav točan, to je vrijeme da ne trošite raditi nešto drugo.)

Bilo je razdoblja u kojem nisam čuvao proračunsku tablicu i sve prebacio na Basecamp, jer mi je to dao samo potrebnu funkcionalnost. Želio sam zadržati jedan popis Sljedećih radnji koje bih mogao podijeliti u kategorije. Nisam želio da aplikacija u moje ime sugerira, savjetuje ili organizira.

Ali ta stara verzija Basecampa na kraju se prestala sinkronizirati s mojim telefonom, što je značilo da mu više ne mogu vjerovati - a nova verzija Basecampa ima mnogo više mogućnosti nego što mi trebaju.

Tako čuvam svoju proračunsku tablicu. Izgleda puno drugačije nego prije nego što sam prvi put počeo koristiti GTD, ali djeluje. Ponekad razmišljam o prelasku na Bullet Journal - volim obojene markere - ali tada se sjetim da se papir mrvi i gura u kutije, a moj sustav proračunskih tablica ima točan zapis svega što sam dovršio, preko kojeg mogu povući i referenca kad god trebam.

Kako se promijenila moja praksa GTD-a

Trening GTD-a treniram već otprilike deset godina. I dalje sve zapisujem, čak i ako je to zadatak koji planiram obaviti čim ustanem iz kreveta i uđem u svoj matični ured. (Svi znamo da nas hodanje kroz vrata zaboravlja, zar ne?)

Ja i dalje održavam namjenski pretinac pristigle pošte za poštu, povremene papirnate dokumente i slučajne stvari koje moraju ići negdje dok ne shvatim što ću s tim. Prestao sam koristiti Tickler Folder oko 2012; Google kalendar mogao bi obraditi većinu mojih podsjetnika, a nema dovoljno papira za održavanje sustava s 43 mape.

Radio sam Nedjeljne preglede petkom, kao način da razmišljam o tjednu koji sam upravo završio; sada ih radim ponedjeljkom, kao način da planiram sljedeći tjedan.

Svoje sljedeće radnje sortiram i po datumu - npr. "Evo što želim učiniti u utorak" - umjesto da ih sve stavim na isti popis. Imam proračunsku tablicu koju sam organizirao kao kalendar i svaki dan ima svoj popis profesionalnih i osobnih zadataka koje odjavim dok ih ispunjavam. Kada obrađujem stavke u ovoj proračunskoj tablici, ne samo da dijelim stavke u pojedinačne radnje, već i odlučujem koji će ih dan završiti.

Još uvijek držim odvojeni popis Someday / Možda radnje na starom Basecamp računu koje još nisam napustio - sadrži zapis toliko mnogo dovršenih zadataka! - iako je popis Someday / Možda je uglavnom mrtav. GTD je jednog dana napravio moj posao; Toliko sam postigao rekavši: "U redu, želim da to učinim. Kako - i kada - hoću li to učiniti? "

A onda to radim. To je najteži dio Dovršenja stvari. Ostalo je samo dobro bilježenje bilješki.